Các việc quan trọng phải làm:

  • Đối với hãng vận chuyển : trước khi xác nhận chổ với Đại lý giao nhận hoặc người gửi hàng . Hãng phải sắp xếp và giử chổ trước một cách thích hợp
  • Đối với Đại lý giao nhận : phải có xác nhận có chổ ( bằng giấy tờ ) của  Hãng vận chuyển mới được xác nhận chổ với người gửi hàng.
  • Phải thông báo cho người nhận thời điễm hàng đến ngay khi máy bay vừa cất cánh từ điễm đi , để khách có mặt và nhận hàng ngay khi hàng đến.

Vấn đề cần lưu ý khi nhận hàng chuyên chở có điều kiện :

  • Nhiệt độ : các loại hàng khác nhau cần phải được giử ở nhiệt độ thích hợp theo yêu cầu và tính chất từng loại hàng ( ngoại trừ những mặt hàng có thể để ở những nhiệt độ tùy ý)
             Ví dụ : hàng đông lạnh – loại hàng dể hỏng : cần phải giử ở nhiệt độ thích hợp để       bảo quản hàng
             
    Hàng động vật sống – cần phải được giử ấm ở nhiệt độ thích hợp để đảm bảo tình  trạng tốt nhất cho con vật.
  • Thời gian chuyên chở : Các loại hàng đặt biệt phải có thời gian chuyên chở phù hợp để đảm bảo tính chất của các loại hàng không biến đổi.
  • Nhãn mác : Tất cả các loại hàng chuyên chở có điều kiện đều có những qui ước riêng về loại và nội dung nhản mác do IATA qui định : hàng dể vở , hàng nguy hiểm.
  • Các qui định của chính phủ của từng nước ( xuất , đi qua , nhập ) về việc chuyên chở loại hàng đó. Qui định cụ thể của từng công ty chuyên chở về việc vận chuyễn từng loại hàng đặt biệt.
  • Động vật sống ( live animal ) trong suốt quá trinh vận chuyển , Hãng vận chuyễn phải lưu ý đến các hoạt động cùa động vật sống để phục vụ đảm bảo cho sự sống của con vật.
  • Thiết bị chuyên chở được yêu cầu: nhằm đảm bảo cho sự sống của động vật trong suốt quá trính vận chuyển, người gửi phải sử dụng các loại thùng, kiện phù hợp theo tiêu chuẩn IATA. Các loại thùng này có thể mua của hãng vận chuyển.
  • Hàng quan tài – Tro hài cốt – Human Remains :
    Một vài hãng vận chuyển qui định quan tài phải được chất trong hầm , không chất trên thùng hay mâm.
  • Hành lý di chuyển – Personal effects :
    Hành lý miển cước ký gửi của khách đi trên chuyến bay, được hãng hàng không qui định thường từ 20 kgs – 60 kgs/ người. Đối với các chuyến bay đường ngắn và trung, hầu hết các hãng áp dụng mức 20 kgs. Với đường dài có thể lên đến 60 kgs. Khách hạng F và C được hưởng mức cao hơn hạng Y.
    Khi tổng trọng lượng hành lý ký gửi vượt quá  trọng lượng miễn cước , khách có thể lựa chọn :
  • Trả tiền hành lý quá cước
    Gửi hành lý dưới dạng hàng hóa qua đường hàng không – Sẽ rẻ hơn trả tiền hành lý quá cước.
  • Hàng nguy hiểm:
    Phân loại hàng nguy hiểm : có 9 loại.Những điều cần lưu ý khi nhận hàng nguy hiểm. Trước khi nhận hàng cần kiểm tra xem người gửi hàng có tuân thủ theo các nguyên tắc theo cuốn Dangerour Goods Regulations của IATAPhải cung cấp đầy đủ thông tin cho Hãng vận chuyển để họ hiểu rỏ tình trạng lô hàng, và có các quyết định cuối cùng là có chở hàng hay không.
  • Các loại hàng vận chuyển có điều kiện khác :
    • Hàng có giá trị cao
    • Hàng ướt
    • Hàng nặng mùi
    • Hàng quá khổ
    • Quá tải
    • Hàng quân dụng

Khi vận chuyển các loại hàng trên cũng phải áp dụng đầy đủ các điều kiện theo yêu cầu của nhà vận chuyển. Chính phủ các nước có liên quan trong suốt quá trình vận chuyển và theo tiêu chuẩn IATA.

Đối với vận tải hàng không: Nhận hàng từ người gửi hàng trực tiếp

Tờ yêu cầu gửi hàng từ người gửi hàng(shipper’s letter of instruction):

Khi có nhu cầu gửi hàng, người gửi sẽ thông báo cho Đại lý giao nhận những thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng trên tờ “ Yêu cầu gửi hàng “

Nội dung tờ yêu cầu gửi hàng :

  • Các phương thức nhận yêu cầu gửi hàng từ người yêu cầu gửi hàng
  • Tờ “ Yêu cầu gửi hàng “ thường được gửi bằng các phương thức sau :
    • FAX
    • Email
    • Điện thoại trong trường hợp khẩn.

Lưu ý:

  • Khi nhận được yêu cầu gửi hàng qua điện thoại, phải yêu cầu người gửi hàng gửi “yêu cầu gửi hàng” bằng email hoặc bằng Fax. Cũng thông báo rõ booking chỉ chính thức cofirm khi nhận được “Yêu cầu gửi hàng”.
  • Nhân viên Đại lý giao nhận có thể giúp khách hàng bằng cách điền đầy đủ thông tin về lô hàng ( dựa trên thông báo qua điện thoại của khách hàng ) vào tờ “ Yêu cầu gửi hàng “, gửi lại cho khách hàng để họ ký  Fax hoặc xác nhận bằng Email.
  • Phải lưu giữ đầy đủ “ Yêu cầu gửi hàng “ sẽ là chứng cứ để giải quyết những vần đề phát sinh với khách hàng.
    Nội dung tờ “Yêu cầu gửi hàng”:
    Thông tin bắt buộc phải có để đặt và giử chổ chở hàng với hãng vận chuyển:

    • Số kiện
    • Trọng lượng: Để có thể giữ chổ trên chuyến bay của hảng hàng không
    • Kích thước lô hàng – đặc biệt quan trọng trong các trường hợp lô hàng có kích thước lớn. Thông tin này giúp chúng ta tìm được hảng vận chuyển có khả năng chuyên chở lô hàng một cách thích hợp.
    • Tên và miêu tả hàng hóa – nhằm phân biệt loại hàng để đặt và giử chổ cho phù hợp : tùy theo từng loại hàng có hình thức chuyên chở riêng : hàng nguy hiểm , hàng đông lạnh…vv.
    • Ngày dự kiến ( giao hàng và khởi hành – Requested booking ) : dựa vào ngày dự kiến giao hàng của người gửi. Đại lý giao nhận sẽ lựa chọn chuyến bay có ngày khời hành phù hợp với ngày dự kiến giao hàng và đặt giử chổ bên hãng vận chuyễn một cách phù hợp.
    • Điểm đến ( Air port of destination ) – giúp cho Đại lý giao nhận lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp có đường bay và điểm đến theo yêu cầu.
    • Phương thức thanh toán : dựa vào phương thức thanh toán, Đại lý giao nhận lựa chọn được Đại lý ở nước ngoài có sử dụng phương thức thanh toán phù hợp để phục vụ lô hàng được gửi đi.
    • Các thông tin cần thiết khác: (không bắt buộc phải có để đặt và giữ chỗ)

– Người gửi hàng – Shipper
– Người nhận hàng _ consignee
– Hành trình yêu cầu – Requested Routing
– Đánh dấu và số Mark and Numbers
– Tổng số tiền bảo hiểm, giá trị khai báo , thông tin phục vụ và các lưu ý khác.