Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) :
– Chứng từ cơ bản trong khâu thanh toán . Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên hóa đơn.
– Hóa đơn nói rỏ đặc điễm hàng hóa: đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng hóa.
– Hóa đơn được lập thành nhiều bản và được dùng cho nhiều việc khác nhau.
– Hóa đơn xuất trình cho ngân hàng đòi tiền hàng, mà còn cho các công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm cho hàng hóa, cho các cơ quan ngoại hối ở nước nhập khẩu để xin mua ngoại tệ, cho Hải quan tính thuế.

Có nhiều loại hóa đơn thương mại:

  • Hóa đơn tạm thời ( Provisional Invoice ) :
    Là loại dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp:

    • Giá hàng mới là giá tạm tính
    • Việc nhận hàng về số lượng, chất lượng được thực hiện ở cảng đến, hàng hóa được giao nhiều lần mà mổi lần chỉ thanh toán một phần, cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh toán dứt điểm..
  • Hóa đơn chính thức ( Final Invoice)
    Là hóa đơn dùng để thanh toán cuối cùng tiền hàng
  • Hóa đơn chi tiết ( Detailed Invoice)
    Có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận giá hàng.
  • Hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice )
    Là chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không yêu cầu đòi tiền
    Điểm giống nhau trong chức năng của nó với hóa đơn thông thường là : nói rỏ đặc điểm giá cả và hàng hóa. Nó có tác dụng đại diện cho số hàng hóa gửi đi triển lãm , để bán hoặc có tác dụng như đơn chào hàng hoặc làm thủ tục xin nhập khẩu.
  • Hóa đơn trung lập ( Neutral Invoice )
    Trong đó không ghi rỏ tên người bán
  • Bảng kê chi tiết ( Specification )
    Là chứng từ về chi tiết hàng hóa trong kiện hàng. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa. Nó có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng có nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau, phẩm cấp khác nhau
  • Phiếu đóng gói ( Packing List )
    Là bảng kê chi tiết hàng hóa . Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua dể tìm thấy, cũng có khi để ở trong túi gắn ở bên ngoài bao bì.
  • Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of Quality)
    Là chứng từ xác nhận hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản hợp đồng. Nếu hợp đồng không qui định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất cung cấp, củng có thể là do cơ quan kiểm nghiệm (giám định) hàng xuất khẩu cấp.
  • Giấy chứng nhận số lượng ( Certificate of Quantity) :
    Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là những hàng tính bằng số lượng ( cái, chiếc ) giấy này có thể do công ty giám định cấp
  • Hợp đồng nhập khẩu ( Purchase contract )
  • Hợp đồng xuất khẩu ( Sale Contract)
  • Chứng từ giao nhận và Hải quan
    Chứng từ Hải quan là các chứng từ mà nhà chức trách Hải quan, chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan Hải quan khi hàng hóa di chuyển qua biên giới quôc gia. Có các loại chứng từ sau : tờ khai Hải quan, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn lảnh sự, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật.
  • Tờ Khai Hải Quan ( Entry – Carnet – Customs Declaration):
    Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan Hải quan khi xuất khẩu hay nhập khẩu.
    Theo luật Hải quan Việt Nam tờ khai Hải quan thường đính kèm giấy phép xuất nhập khẩu, bản kê chi tiết hàng hóa, vận đơn ( bản sao)
  • Giấy phép xuất nhập khẩu (Export/ Import Licence)
    Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, Bộ quản lý chuyên nghành cho phép hàng được xuất khẩu hay nhập khẩu.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin – C/O )
    Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền ( phòng thương mại và công nghiệp) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng.
    Chứng từ này cần thiết cho cơ quan Hải quan theo chính sách của nhà nước áp dụng các chế độ ưu đải tính thuế. Trong chừng mục nhất định, nó nói lên phẫm chất hàng hóa- nhất là thổ sản địa phương. Bởi đặt điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
  • Hóa đơn lãnh sự ( Consular Invoice )
    Là hóa đơn trên đó lảnh sự của nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng
    Việc trình hóa đơn lảnh sự cho cơ quan Hải quan là bắt buộc ở những nước mà thuế nhập khẩu được tính theo gia tri hàng (Ad valorem duty)
  • Giấy chứng nhận kiễm định động vật ( Veterinary Certificate)
    Do cơ quan thú y cấp khi hàng hóa là động vật, nguồn gốc động vật, bao bì chúng có nguồn gốc động vật, đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh
  • Giấy chứng nhận kiễm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate )
    Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật, hoặc có nguồn gốc thực vật.. đã được kiễm tra xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại..
    Các cơ quan có thẩm quyền xác nhận ngoài việc kiểm tra xử lý về dịch bệnh- đối tượng tiêm dịch, chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh.
  • Giấy chứng nhận vệ sinh ( Sanitary Certificate) :
    Do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hóa hoặc y tế cấp cho chủ hàng, sau khi kiểm tra hàng hóa (là thực phẩm, đồ uống, đồ hộp ) thấy trong đó không có vi trùng gây bệnh.
  • Bảng kê chi tiết thời gian làm hàng( labour & time sheet)
  • Bảng tính thời gian xếp dỡ ( Layday Statement)
  • Bản báo cáo thưởng /phạt xếp dỡ ( Demurrage and Despatch report)
  • Giấy xin mang container về kho riêng để làm hàng xuất / nhập khẩu
  • Biên bản kiểm tra sơ bộ/ phổ thông ( Survey record)
  • Thư dự kháng ( Letter of Reservation – LOR)
  • Biên bản quyết toán giao nhận hàng với tàu ( Report on Receip of cargo – ROROC)
  • Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai tàu ( Certificate of Short Overlanded Cargo and Out Turn Report – CSC)
  • Giấy yêu cầu giám định ( Application form for Survey)
  • Biên bản giám định ( Survey Report/ Certificate of Survey)
  • Báo cáo dỡ hàng ( Landing Account)
  • Biên bản xếp/dỡ hàng ( Loading/ Discharging Record
  • Biên bản nhận hàng ( Delivery Receipt )